Inleiding:

De doelstellingen van de vereniging Personen uit het Autisme Spectrum (PAS) vereisen dat persoonsgegevens en gevoelige persoonsgegevens worden beheerd (opgeslagen) en verwerkt (gebruikt voor specifieke doeleinden).

Dit beleidsdocument beschrijft welke gegevens worden beheerd, hoe ze worden verwerkt en de procedures die u kunt volgen om uw gegevens te beheren, wijzigen of wissen en hoe te handelen bij problemen.

1) De doelstellingen en activiteiten van PAS vereisen dat persoonsgegevens worden beheerd en verwerkt; voor de belangenbehartiging van mensen met (een vermoeden van) autisme door middel van activiteiten voor PAS-leden en voor niet-leden is registratie van persoonsgegevens per activiteit onontbeerlijk (zoals registratie voor deelname aan een gespreksgroep). Daarnaast zijn er activiteiten waarvoor verwerking van bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk kan zijn (zoals verzamelen en analyseren van behoeften, positieve en negatieve ervaringen van mensen met autisme).

2) Om het beheer en verwerking van persoonsgegevens doelmatig te maken worden meerdere groepen gedefinieerd in het kader van het AVG beleid. Per groep worden de volgende persoonsgegevens beheerd en verwerkt door PAS:

Leden: Naam & contactgegevens (mail, adres, telefoon), lidmaatschapsgegevens (betalingen, lidmaatschap andere patiëntenorganisaties, gebruik van specifieke diensten van PAS, activiteiten die voor PAS worden verricht).

Vrijwilligers: Naam & contactgegevens (mail, adres, telefoon), gegevens gerelateerd aan de activiteiten die voor PAS worden verricht, financiele gegevens (ivm onkostenvergoedingen).

Niet-leden die van onze diensten gebruik maken (zoals verzoeken on informatie per telefoon/email): Naam & contactgegevens (mail, adres, telefoon), beschrijving van en datum waarop de dienst die werd gebruikt.

Nieuwsbrief-abonnees: Naam, contactgegevens (mail, en -voor zover opgegeven- adres, organisatie, telefoon)

Overigen: van donateurs, sponsoren en andere (rechts)personen waarmee PAS samenwerkt kunnen contactgegevens opgeslagen worden.

3) Delen van gegevens

PAS zal geen persoonsgegevens ter beschikking stellen aan of delen met anderen. Uitzondering zijn de persoonsgegevens die u met dat doel heeft gegeven (bijvoorbeeld: kortingen bedongen als PAS-lid) of waarvoor expliciet toestemming is verleend (bijvoorbeeld: het geven van uw emailadres aan een geïnteresseerde).

In openbare communicatie (website, nieuwsbrief) wordt -waar identificatie noodzakelijk is- een persoon met naam & voornaam aangeduid tenzij de persoon dit anders heeft aangeven.

Ook voor gegevens waarvoor toestemming is gegeven om ze te delen kan de eigenaar  ten alle tijden verzoeken om te stoppen met het delen van alle of een gedeelte van de persoonsgegevens.

4) Bij de te verwerken gegevens beschouwt PAS de volgende gegevens als bijzondere persoonsgegevens: verstrekte medische gegevens (zoals een autisme-diagnose of het vermoeden daarvan), persoonlijke behoeften en voorzieningen ivm met autisme (zoals deelname aan een gespreksgroep of contactdag)

5) Bewaartermijn.

Gegevens worden zolang bewaard als noodzakelijk is voor het beheer van de vereniging en de zorgvuldige afhandeling van de activiteiten van PAS.  Daarna worden de gegevens geanonimiseerd tot een voornaam/voorletters en geboortejaar.

Leden: Contactgegevens worden uiterlijk 7 jaar na het beëindigen van lidmaatschap of na het gebruik van de dienst verwijderd. Uitzondering zijn de persoonsgegevens die samenhangen met statutaire besluiten (bijvoorbeeld bestuursleden, geroyeerde leden, oud-leden met betalingsachterstand).

Vrijwilligers: Persoonsgegevens worden uiterlijk 10 jaar na het beëindigen van de vrijwilligersfunctie geanonimiseerd.

Gebruikers van diensten: Persoonsgegevens worden uiterlijk 1 jaar na het gebruik van de dienst geanonimiseerd.

Nieuwsbrief: Persoonsgegevens worden uiterlijk 1 jaar na het beëindigen van gebruik van de dienst gewist.

Overigen: Persoonsgegevens worden niet gewist

6) Dienstverleners:

PAS werkt met derden voor het verlenen van diensten. Deze dienstverleners beheren of verwerken ook persoonsgegevens. PAS kan geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele incorrecte verwerking van persoonsgegevens door deze dienstverleners.

De volgende dienstverleners worden gebruikt door PAS.

RABO bank: Financiële transacties worden door RABO beheerd.

SumUp: pin- en creditcard betalingen op conferenties en informatiemarkten vereisen opslag van betalingsgegevens van de persoon.

PCextreme: de provider die PAS gebruikt voor het hosten van de website en download sites. De host kan gegevens verzamelen over het gebruik van de website door de gebruikers van de websites

DropBox: de opslag van alle gegevens die door/met PAS vrijwilligers moet worden gedeeld bij het beheer van de verenging en het organiseren van activiteiten.

MailChimp: de Nieuwsbrief van PAS wordt verzorgd door MailChimp. Hierbij worden de gegevens opgeslagen die nodig zijn om aan te melden bij de nieuwsbrief en gegevens die door MailChimp worden verzameld bij het versturen en bekijken van nieuwsbrieven.

7) Toegang tot gegevens

PAS werkt met vrijwilligers om haar doelstellingen te bereiken. Sommige van deze vrijwilligers hebben toegang nodig tot (bijzondere) persoonsgegevens om hun taken te kunnen uitvoeren.

De toegang tot gegevens wordt beperkt tot diegenen die de gegevens redelijkerwijze nodig hebben (voorbeeld: de penningmeester moet kunnen vaststellen of alle leden hebben betaald en contact met hun kunnen opnemen).

Alle PAS vrijwilligers die persoonsgegevens beheren en verwerken onderschrijven het AVG beleid en hebben een AVG verklaring getekend om zich te houden aan een minimum aan eisen.

8) Inzage, wijzigen en verwijderen van persoonsgegevens. 

U kunt inzage opvragen, uw gegevens laten wijzigen of verwijderen door het sturen van een email aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Leden van PAS sturen hun verzoek aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Na het verwijderen van uw gegevens kunt u geen rechten meer ontlenen aan de overeenkomst die u met PAS had.

9) Klachten:

Bij zorgen over of problemen met het AVG beleid en de verwerking van uw gegevens door PAS kunt u contact opnemen met Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.